ZEP - Zeiterfassung für Projekte von provantis IT Solutions GmbH

Webbasierte Cloud/SaaS-Lösung zur Zeiterfassung, Faktura, Reisekostenabrechnung, Urlaubs- und Überstundenverwaltung, Tickets, Apps & mehr.

ZEP gibt es in folgenden zwei Produktlinien:

ZEP Compact: die günstige Einstiegslösung in die professionelle Zeiterfassung (optional inkl. Preise und Kosten und optional inkl. Reisekosten, Spesen- und Reisekostenabrechnung)

ZEP Professional: bietet zusätzlich Projektplanung mit SOLL/IST Vergleich und Pauschalprojekte.


Beide Produktlinien sind mit folgenden Modulen erweiterbar:

Modul "Überstunden, Urlaub und Fehlzeiten"
verwalten Sie die Überstunden, Fehlzeiten und den Urlaub ihrer Mitarbeiter.

Modul "Abteilungen"
Bilden Sie Ihre Unternehmensstruktur in ZEP ab
- Standorte definieren
- Mitarbeiter und Projekte einzelnen Abteilungen zuordnen
- Auswertung Zeiten, Kosten und internes Arbeitsentgelt je Abteilung

Modul "Ticket-System "
- Erstellen und verwalten von projektbezogenen Tickets z.B.:
- Einsatz als ToDo-Liste: für die interne Aufgabenverwaltung
- Einsatz als Trouble-Ticket: zur Dokumentation und Korrektur von Fehlern in der Testphase eines Projekts
- Einsatz als Support-Ticket: zur Dokumentation und Bearbeitung von Support-Anfragen
- Mehrstufige Tickets
- Zeiterfassung auf Tickets
- Tickets einzeln abrechnen

Modul "Offline-Erfassung"
- mobile Zeiterfassung an jedem Ort, einfach auf dem Laptop
- Synchronisation mit ZEP per Knopfdruck

Modul "Dokumenten-Verwaltung"
- Ablage aller Projektdokumente mit Zugriffsberechtigungen und Versionsverwaltung

Modul "Dokumenten-Generator"
- Alle Projektauswertungen auch im Format PDF, MS Word, OpenOffice

Modul "Mobile"
- Erfassung mit iPhone und Android-Smartphones


ZEP Professional ist mit folgendem Modul erweiterbar:

Modul "Faktura"
- Modul zur Fakturierung von Projekten

Lernen Sie ZEP in einer persönlichen Online-Präsentation kennen!


Leistungsmerkmale:

- Mehrsprachig: deutsch, englisch und französisch
- optionale Reisekostenabrechnung nach deutschen bzw. österreichischen Bestimmungen
- branchenunabhängig: ZEP kann in allen Unternehmen eingesetzt werden, in denen Projektarbeit stattfindet, z.B. in Ingenieurbüros, Werbeagenturen, Softwarehäusern, bei Unternehmensberatern, Steuerberatern und in Anwaltskanzleien. ZEP ist geeignet für Unternehmens- oder Abteilungsgrößen von 5 bis ca. 500 Mitarbeitern.
- Erfassung Ihrer Arbeitszeiten und ggf. Reisezeiten projektbezogen einfach und schnell im Browser
- Projektspezifische Verbuchung aller Fremdkosten, wie Spesen, Materialverbrauch, Drittleistungen
- Mobile Erfassung mit iPhone und Android-Smartphones direkt online.
- Allgemeine Auswertungen der Zeiten und Belege nach Fakturierbarkeit, Zeitraum, Projekt, Vorgang, Tätigkeit, Mitarbeiter, Belegarten, etc.
Spezielle Auswertungen, z. B.:
Projektabrechnung Pauschal, Stundensatz- bzw. Tagessatzprojekte, auch nach Vorgang unterschiedlich, mit/ohne Reisekosten, Anfahrtspauschalen im PDF, MS Word und OpenOffice Format
- Projektstand nach Plan, Zeit und Ertrag
- Gesamtstatus der Projekte (alle oder alle laufenden)
- Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter
- Zeitnachweis für den Mitarbeiter (Stundensätze oder Tagessätze)
- Schnittstellen zu MS Project und MS Excel
- Zeit- und Kostenerfassung

Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten und Kosten z.B. Spesen, Sach- und Fremdkosten projektbezogen und zeitnah, schnell und einfach. Angabe fakturierbar/nicht fakturierbar für jede erfasste Leistung möglich
Dabei wird durch sinnvolle Vorbelegungen von Datum und Zeit und durch Kopieroptionen der Zeitaufwand für diese Erfassung minimal gehalten.
Reisekostenabrechnung

In ZEP Professional integriert ist eine komplette Reisekostenabrechnung. Mit ZEP Compact kann die Reisekostenabrechnung optional gewählt werden. Der einzelne Mitarbeiter erfasst praktisch bei der Erfassung seiner Arbeitszeiten die Reisezeiten mit. Es werden automatisch die relevanten Kosten (Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwände) berechnet und in der Kostenabrechnung für den Mitarbeiter zusammen mit seiner Spesenabrechnung auf Knopfdruck ausgegeben.
Mobile oder Offline Erfassung

Mobile Erfassung online mit iPhone und Android-Smartphones.
Sollte es einmal keine Möglichkeit geben, die Arbeitszeiterfassung über einen Browser einzugeben, z.B. auf Reisen, können auch alle Arbeitszeiten und ggf. Reisezeiten und Belege mit einem Organizer (PocketPC) bzw. auch auf dem Laptop offline erfasst werden. Synchronisation mit ZEP funktioniert auf Knopfdruck. Sobald man wieder im Büro ist, werden diese Daten dann einfach mit ZEP synchronisiert.
Projektplanung

Mit ZEP planen Sie Ihre Projekte, geben Zeit und Kosten vor, definieren Projektphasen und ordnen Mitarbeiter mit spezifischen Preisgruppen zu.
Projektumsatz

Projekte und Projektphasen können je nach vereinbarter Abrechnungsart pauschal, stundenweise oder mit Tagessätzen abgerechnet werden. Für bestimmte Tätigkeiten, z.B. reisen oder CAD-Stunden, können spezielle Stunden- oder Tagessätze definiert und abgerechnet werden.
Projektcontrolling

Der Projektstand bezüglich Plan, Zeit und Ertrag kann jeweils nach verschiedenen Kriterien abgefragt werden:

nach Mitarbeiter
nach Vorgang
nach Mitarbeiter und Tätigkeit
Durch die zeitnahe und genaue Erfassung der Arbeitszeiten und Belege für ein Projekt, ist der Projektleiter immer und überall über den aktuellen Projektstand informiert, er hat die Kontrolle über Kosten und Zeiten und kann Abweichungen sofort erkennen. Ertragsauswertungen je Projekt, Abteilung oder Gesamt, interne/externe Kosten, Ertrag und Gewinn auf einen Blick!

Faktura

Mit dem Modul "Faktura" vergessen Sie keine Rechnung mehr.
Für die Verrechnung von Festpreisen, Aufwänden, Reisepauschalen, Belegen und sonstigen freien Positionen.
Mit "Faktura" planen und stellen Sie Ihre Rechnungen. Zur Rechnungsstellung werden Sie rechtzeitig erinnert. Zusätzlich sehen Sie welche Aufwände Sie zusätzlich in Rechnung stellen können. Mit der Umsatzprognose können Sie den Umsatz für die nächsten Monate vorausberechnen.

Schnittstellen

Mit ZEP haben Sie die Möglichkeit mit MS Project zusammenzuarbeiten. Sie können Vorgängen aus MS Project mit PSP-Code Bezeichnung und Arbeit einfach in ZEP importieren und genauso einfach in ZEP gebuchte Zeiten nach MS Projekt exportieren und so ohne viel Aufwand weitere Auswertungen und Planungen vornehmen.
Wenn Sie Ihre Projektdaten in MS Excel bearbeiten oder weiterverarbeiten wollen, z.B. für eine grafische Darstellung, bietet ZEP die Möglichkeit dafür.
Auf Wunsch passt provantis IT Solutions auch alle Optionen genau nach Ihren Vorstellungen an.


Technik

ZEP ist komplett webbasiert und muss nur auf einem Server installiert werden, dadurch entsteht ein minimaler Aufwand. Die Benutzer können standortunabhängig über einen Webbrowser via Intra- oder Internet auf ZEP zugreifen. Hinter ZEP steckt eine zentrale MySQL Datenbank und PHP5.
Sie können ZEP auf zwei Arten betreiben:

- Betrieb auf dem provantis Webserver
Sie können ZEP auf dem provantis Webserver nutzen. Installation und Datensicherung wird dabei von provantis übernommen. Der Zugriff erfolgt von jedem Browser über Internet.

- Software-Lizenz
Einsatz von ZEP in Ihrem Intranet oder auf Ihrem Web-Server im Internet (Windows, Linux, Unix). Inklusive Programm, Benutzer- und Installationshandbuch.
Auf Wunsch wird ein komplett konfiguriertes und installiertes Windows-oder Linux-System geliefert , das nur noch in Ihr Netzwerk eingebunden werden muss.


Zielgruppen:

ZEP ist branchenunabhängig und kann in allen Unternehmen eingesetzt werden, in denen Projektarbeit stattfindet, z.B. in Ingenieurbüros, Werbeagenturen, Softwarehäusern, bei Unternehmensberatern, Steuerberatern und in Anwaltskanzleien. ZEP ist geeignet für Freiberufler und Unternehmens- oder Abteilungsgrößen von 5 bis ca. 500 Mitarbeitern.

Aktuell wird ZEP in mehr als 300 Unternehmen mit zusammen mehr als 7000 Mitarbeitern eingesetzt.

Enthaltene Funktionen

- Fakturierung  
- Projektvorlagen  
- Zeiterfassung  
- SaaS (Software as a Service)  
- Lizenzkauf pro User  
- Windows  
- Linux/Unix  
- Tages- u. Stundensätze  
- Versionisierung  
- Web Client  
- SQL  
- Soll-Ist-Vergleich  
- Internes Reporting  
- Externes Reporting (Export)  
- Earned Value  
- Berechtigungsstufen  
- E-Mail-Benachrichtigung  
- Microsoft Project Schnittstelle  
- Automotive  
- Bildungswesen  
- Versicherungen und Banken  
- Softwareentwicklung  
- Multimedia  
- Konsumgüter  
- Gesundheitswesen und Pharma  
- Dienstleistungen  
- Industrie  
- IT  

Screenshots

Kunden

http://www.zep.de/referenzen.html

Links

Webseite Softguide ProjektMagazin

Über provantis IT Solutions GmbH

Firmensitz: Ditzingen
Anzahl der Mitarbeiter: 10
Anzahl der Standorte: 1
Anzahl der Vertriebspartner: -


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