Xpert-Timer Projektzeiterfassung von Xpert-Design Software

Xpert-Timer unterstützt Selbständige und Projektmitarbeiter bei der Protokollierung und Auswertung der für Projekte aufgewendeten Zeiten. Sowohl als Arbeitsnachweis für Kunden, als auch zur internen Leistungserfassung, findet die Software ihre Anwendung. Die Besonderheit des Tools liegt in der Zeitleiste. Diese schwebt auf dem Desktop und zeigt die aktuell verbrauchte Zeit eines Projekts komfortabel an. Die Stoppuhr läuft automatisch mit, so dass die Zeiten nicht mehr per Hand einzutragen sind. Das Umschalten zwischen den einzelnen Projekten kann entweder über die Maus oder mit Tastaturkürzeln gesteuert werden.
Die automatische Erfassung der Zeiten in einer zentralen Datenbank bedeutet eine erhebliche Beschleunigung der Geschäftsprozesse. Per Hand ausgefüllte Stundenzettel sind passé und die aktuellen Projektzeiten und der Projektfortschritt stehen der Geschäftsführung per Knopfdruck zur Verfügung.

Xpert-Timer ist eine native Windows-Anwendung und bietet somit optimalen Bedienkomfort gebündelt mit hoher Geschwindigkeit aufgrund des direkten Datenbankzugriffs. Bei bis zu drei Benutzern kann die mitgelieferte Access Datenbank benutzt werden, bei einer größeren Benutzeranzahl empfiehlt der Hersteller den Einsatz einer MS-SQL Datenbank.

Durch die zeitnahe und konsistente Projektzeiterfassung spart Xpert-Timer nicht nur Verwaltungsaufwand sondern sorgt auch dafür, dass keine fakturierbare Projektminute verloren geht. Sowohl dem Auftraggeber als auch dem Auftragnehmer selbst gibt Xpert-Timer durch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der erfassten Zeiten die Sicherheit, dass erbrachte Leistungen und zu zahlendes Honorar in Einklang stehen.

Für den Xpert-Timer Anwender liegt die Priorität bei der Erstellung der Rechnung über die erbrachte Leistung. Nur wenige Schritte im Xpert-Timer
ermöglichen eine genaue Auflistung der Stunden, die als Basis zur Rechnungserstellung dient.

Voraussetzung dafür ist, dass alle Mitarbeiter trotz hoher Belastung am Arbeitsplatz die Projektzeiten erfassen. Die ergonomische Bedienoberfläche und die Zeitleiste des Xpert-Timer unterstützen den Mitarbeiter dabei
aktiv. Über die Zeitleiste, die auf dem Desktop schwebt, kann schnell und komfortabel mit der Maus zwischen den Projekten umgeschaltet werden.

Der Xpert-Timer bietet eine ganze Reihe nützlicher Funktionen. Neben der Zeitleiste, die die Arbeitszeit automatisch stoppt können die Zeiten zu den
Projekten auch manuell nachgetragen werden. Dies kommt eventuell zur Anwendung, wenn Projektzeiten von externen Mitarbeitern
nachträglich erfasst werden müssen. Intuitive Symbole helfen dem Anwender sich im Programm zurechtzufinden und die Einarbeitungszeit gering zu halten. In jedem Dialog bietet das Programm durchgängig eine kontextabhängige
Hilfefunktion die über die F1-Taste aufgerufen werden kann.

Im Xpert-Timer können eigene Rechtegruppen erstellt werden. Standardmäßig werden zwei Gruppen ausgeliefert. Benutzer mit „Basis-Rechten“ dürfen lediglich ihre eigenen Arbeitszeiten erfassen und auswerten. Benutzer mit „Alle Rechte“ können alle Funktionen des Xpert-Timer nutzen. Ein Personalverantwortlicher könnte z.B. in eine neue Gruppe „Personal“ aufgenommen werden, die über die Rechte verfügt auch neue Benutzer im System anzulegen bzw. zu löschen. Über die Rechteverwaltung kann auch geregelt werden, ob Mitarbeiter die Zeiten ihrer Arbeitskollegen sehen dürfen oder nicht.
In der Benutzerkonfiguration können mitarbeiterspezifische Informationen hinterlegt werden. So wird hier die Regelarbeitszeit angegeben, sowie die geplanten Stunden des Einsatzes im Projekt, um den Endzeitpunkt des Projekts zu berechnen.
Um die Übersicht über die anfallenden Kosten zu behalten, kann jedem Kunden, jedem Benutzer oder jedem Projekt ein bestimmter Kostensatz hinterlegt werden. Je nach Projektauftrag kann das Programm dann entweder
die Kosten vom Benutzer, vom Kunden oder aber die des Projekts als Berechnungsgrundlage nutzen.
Xpert-Timer kennt auch Festpreisvereinbarungen. So kann ein fixer Preis eines Projekts für die Soll- und Ist- Kosten Analyse zu Grunde gelegt werden.

Damit die Kalkulation und das darauf folgende Reporting sauber funktioniert, müssen die Zeiten des Projekts wenn möglich lückenlos eingetragen werden. Mit den nötigen Rechten kann derBenutzer des Xpert-Timer jederzeit Nachträge von Zeitstempeln vornehmen, diese ändern oder bei Bedarf löschen.

Das Hauptaugenmerk der Software liegt bei der Projektzeiterfassung. Jeder Mitarbeiter kann mit den nötigen Rechten seine eigenen Projekte anlegen und verwalten. Der Xpert-Timer bietet vier Ebenen um Projekte darzustellen. Die erste Ebene ist eine optionale Kundenebene. Unter der Kundenebene findet sich die Hauptprojektebene, welche sich aus unbegrenzt vielen Unterprojekten zusammensetzt. Zu den einzelnen Unterprojekten können noch Aufgaben erstellt werden.
Innerhalb dieser mehrstufigen Projektgliederung kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. So können z.B. nur die Hauptprojekte eines bestimmten Kunden, oder nur Projekte eines bestimmten Projekttyps angezeigt werden.

Im Xpert-Timer können Tastaturkürzel für Projekte hinterlegt werden, so dass ein schnelles Umschalten zwischen den Projekten möglich wird. Dies erleichtert den Mitarbeitern eine saubere Dokumentation, selbst wenn es
sich nur um eine zeitlich kurze Projektumschaltung handelt. Auch auf der Zeitleiste bietet die Software die Möglichkeit komfortabel auf zuletzt verwendete Projekte umzuschalten.

Angefangen bei der Schriftgröße und der Farbe der Zeitleiste bis hin zur automatisierten Datensicherung gibt es eine große Anzahl von individuellen Einstellungen im Xpert-Timer. Jeder Knopf auf der Zeitleiste ist z.B. optional ein- bzw. ausblendbar. Auch im Projektbereich sind individuelle Einstellungen möglich. So können z. B. E-Mails automatisiert bei Projektwechsel oder Statusänderung an definierte Empfänger versendet werden. Auf diese Weise bleiben auch Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand, selbst wenn sie nicht
direkt im Projekt involviert sind.

Der Xpert-Timer bietet die Möglichkeit, neben den Arbeitszeiten auch sonstige Projektleistungen festzuhalten. Damit fließen auch die Nebenkosten in die Projektkalkulation mit ein und bringen so noch mehr Transparenz in die Kostenkalkulation des Projekts. Für Projektleistungen können Sie individuelle Vorlagen erstellen, womit die Erfassung der Daten wesentlich vereinfacht wird.

Über die Kundenverwaltung können Sie übersichtlich und schnell alle Informationen Ihrer Kunden abrufen und verwalten. Vergeben Sie unterschiedliche Kategorien oder erstellen selbst definierte Gruppen, nach denen Sie Ihre Kunden gruppieren können. Auch Notizen, bzw. Kommentare zur Kundenbeziehung sind möglich.

Projektbezogene Dokumente und Dateien aller Art können entweder per Verknüpfung oder per Speicherung in der Datenbank mit einem Projekt verbunden werden. Eine Übersicht in den Projekteigenschaften listet die
Dokumente auf und auch im Projektmanager sind diese bei Bedarf einblendbar.
Allen Dokumenten, sowie Benutzern kann eine Sicherheitsstufe zugewiesen werden, so dass die Ansicht vertrauenswürdiger Dokumente bestimmten Benutzern verwehrt werden kann. Eine Ein- bzw. Auscheck Funktion
verhindert, dass mehrere Benutzer gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten.

Aus Sicht eines Projektmanagers liegt der größte Nutzen des Xpert-Timer in der Transparenz der Projektzeiten. Zeitfresser werden identifiziert und können damit eliminiert werden. Leistungsfähige Berichte über die Arbeitszeiten nach Kunden, Projekten, Unterprojekten oder Projekttypen können in der Auswertung generiert und ausgegeben werden. Eine Exportfunktion in Excel oder Textformat ist ebenfalls beinhaltet, so dass die Daten bei Bedarf auch extern weiter verarbeitet werden können.
Jeder Filter den Sie im Programm einsetzen wird auf den Report übertragen. So bekommen Sie alle Informationen ausgedruckt, die in dem Moment auch im Projektmanager oder in der Auswertung zu sehen sind. In fast jedem Fenster des Xpert-Timer steht Ihnen per Rechtsklick eine Druckfunktion zur Verfügung.

Einen neuen Schritt geht Xpert-Design Software mit der Einführung des Synchronisationsmoduls „XTSynchronisation“. Damit lassen sich Projektzeiten auch ohne direkter Verbindung zur zentralen Datenbank erfassen. Mitarbeiter
die außer Haus sind, müssen somit nach der Rückkehr ins Büro die angefallenen Arbeitszeiten nicht nochmals dokumentieren, sondern können die erfassten Zeiten auf dem Laptop mit der zentralen Datenbank synchronisieren.

Lizenzmodell
Der Xpert-Timer ist in den Versionen Enterprise, Pro und Basic erhältlich. Zur Enterprise und Pro Version können zusätzlich
die Module „XTSynchronisation“, "XTFaktura", "XTDokumentenmanagemen" und "XTLeistungserfassung" bezogen werden.
Ein uneingeschränkte 30-Tage Testversion steht zum Download auf der Webseite: http://www.xperttimer.de/download bereit.

Enthaltene Funktionen

- Workflow  
- Fakturierung  
- Projektvorlagen  
- Zeiterfassung  
- Lizenzkauf pro User  
- Windows  
- Andere  
- SQL  
- Internes Reporting  
- Externes Reporting (Export)  
- Berechtigungsstufen  
- E-Mail-Benachrichtigung  
- Aufwandsplanung  
- Mehrfachzuweisung  
- Microsoft Outlook Schnittstelle  
- Automotive  
- Versicherungen und Banken  
- Softwareentwicklung  
- Multimedia  
- Gesundheitswesen und Pharma  
- Dienstleistungen  
- Industrie  
- IT  

Screenshots

screenshot screenshot screenshot screenshot

Kunden

Kristronics GmbH, Website&Entertainment Service, Adriano Maniscalco Architekten/Ingenieure, Atene GmbH, K3 Innovationen

Links

Webseite Xpert-Timer Mobil

Über Xpert-Design Software

Firmensitz: Stadtbergen, Deutschland
Anzahl der Mitarbeiter: /
Anzahl der Standorte: /
Anzahl der Vertriebspartner: /


Kontakt

Kapellenstr. 14
Stadtbergen
Deutschland
86391
Fon: 0821 25274090
Fax: 0821 25274092
E-Mail: Senden